geschafitsfuhrungsassistenz-executive-assistant bei MAILODY GmbH
MAILODY GmbH sucht eine Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant für eine 100% Remote-Position. Die Rolle umfasst Executive Support, HR & Recruiting, Event-Koordination und Finance-Backup in einem schnell wachsenden E-Mail Marketing Unternehmen. Das Gehalt beträgt 55.000 € jährlich.
Deine Rolle als Executive Assistant im Team von MAILODY
Diese Position bietet dir die Möglichkeit, als zentrale operative Drehscheibe im Unternehmen zu agieren und den Geschäftsführer Thomas bestmöglich zu unterstützen. Du wirst nicht nur eine klassische Assistenzfunktion übernehmen, sondern operationalen Verantwortung für verschiedene Unternehmensbereiche zukommen.
- Executive Support — Du sorgst für reibungslose Abläufe durch Reiseplanung für Events und Geschäftsreisen, Follow-Up-Tracking und Priorisierungshilfe im täglichen Geschäft
- HR & Recruiting — Du steuert den kompletten Recruiting-Prozess inklusive Stellenanzeigen, Lebenslaufprüfung, Erstgespräche und Onboarding neuer Mitarbeiter
- Events & Messen — Du koordinierst operative Aspekte bei OMR, DMEXCO und K5 mit Hotelbuchungen, Anreiseorganisation und Team-Koordination
- Finance-Backup — Dauerhafte Unterstützung bei Bestellwesen, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und monatlicher Kreditkartenabrechnung (5–10h/Woche)
- Marketing & Brand Support — Du entwickelst ein Gefühl für die Unternehmensmarke und unterstützt bei Content-Marketing sowie Klaviyo Co-Marketing Anträgen
- Projekt-Support & Ad-hoc — Umsetzung einzelner Projekte 2026 wie Corporate Benefits, Arbeitgebershop, 1Password-Rollout und neue AGBs in PandaDoc
Diese vielseitige Position eignet sich besonders für Bewerber, die Freude an der Arbeit in verschiedenen Bereichen haben und keine starren Rahmenbedingungen bevorzugen.
Qualifikationen und Anforderungen für die Executive Assistant Position
MAILODY sucht eine Person mit praxiserprobten Fähigkeiten in der Executive Assistenz und einem selbstständigen Arbeitsstil. Die Anforderungen zielen auf eine hohe Flexibilität und operative Stärke ab.
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung — In vergleichbaren Rollen wie Executive Assistant, Chief of Staff, Founders Associate oder Ops Manager, idealerweise in Startup-, Agency- oder Scale-up-Umfeld
- Hands-on-Mentalität — Proaktives, selbststeuerndes und vorausschauendes Arbeiten mit eigenständiger Wochenplanung und Deadline-Bewusstsein
- Tool-Affinität — Versierter Umgang mit Google Workspace, Notion, Asana und AI-Tools wie ChatGPT oder Claude, mit schneller Auffassungsgabe für neue Tools
- Buchhaltungsgrundkenntnisse — Verständnis für Rechnungsstellung, Belegordnung und Stammdatenpflege
- Extreme Flexibilität — Bereitschaft, Aufgabenfelder zwischen HR, Finance und Event-Koordination zu wechseln
- Kommunikationsstärke — Repräsentabler Auftritt nach außen und klarer, direkter Umgang nach innen ohne Ausweichen bei schwierigen Gesprächen
- Sprachkenntnisse — Fließende Deutschkenntnisse und solide Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Der Fokus liegt auf praktischer Erfahrung statt auf theoretischem Wissen. Konzern-Sekretariat-Hintergründe werden explizit nicht gesucht.
Warum MAILODY eine spannende Arbeitgeberin für Executive Assistants ist
MAILODY bietet nicht nur eine gute Bezahlung, sondern auch eine Arbeitskultur, die auf Wachstum, Flexibilität und persönliche Entwicklung ausgelegt ist. Die Agentur ist in den letzten Jahren auf über 30 Mitarbeiter gewachsen und plant weitere Expansion.
- Faires Gehalt plus Entwicklungsperspektive — Mit 55.000 € jährlich und klarer Entwicklungsmöglichkeit in einem schnell wachsenden Unternehmen
- 100 % Remote mit Struktur — Vollständige Remote-Arbeit mit Flexibilität für Sport in der Mittagspause und klarer Meetingstruktur
- Incentive-Programm — Sachbezugskarte (Kreditkarte) mit 50 € monatlicher Ladung ab Ablauf der Probezeit
- Entwicklung durch Mentoring — Direktes Mentoring durch den Geschäftsführer Thomas, externe Berater und stetig wachsendes Company Wiki
- Ownership-Möglichkeiten — Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und direkter Einfluss auf Prozesse und Strukturen
- Workation-Möglichkeiten — Regelmäßige Zusammentreffen an verschiedenen Orten, an denen andere Urlaub machen
Das Unternehmen legt Wert auf Inklusion – Alter ist nicht ausschlaggebend – und rekrutiert ausschließlich in Deutschland.
Deine Benefits im Überblick
Häufige Fragen zu dieser Stelle
Ist die Position wirklich 100% Remote oder gibt es Bürozeiten?
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Ja, die Position ist vollständig remote. MAILODY arbeitet mit täglicher Meeting-Struktur für bessere Kommunikation, bietet aber maximale Flexibilität beim Ort der Arbeit. Regelmäßige Workations ermöglichen es dem Team, sich persönlich zu treffen – etwa an Orten, an denen andere Urlaub machen. Du musst also nicht täglich ins Büro kommen, hast aber klare Strukturen für virtuelle Zusammenarbeit.
Brauche ich spezifische Kenntnisse in Rechnungslegung oder Finanzbuchhaltung?
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Im Gegensatz zu einer klassischen Buchhalterposition sind keine tiefergehenden Finanzkenntnisse nötig. Es werden nur Grundkenntnisse in Rechnungslegung erwartet: Du solltest verstehen, was eine Rechnung ist, wie man Belege sauber ablegt und wie Stammdaten gepflegt werden. Die Hauptaufgabe im Finanzbereich besteht aus einer monatlichen Kreditkartenabrechnung (5–10 Stunden pro Woche) und Routineaufgaben wie UID-Checks und quartalsweise Provisionen.
Was erwartet mich in den ersten Wochen, wenn ich die Stelle antrete?
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In den ersten Wochen wirst du intensiv in die Prozesse eingeführt: Du lernst die Tools (Google Workspace, Notion, Asana, AI-Tools), erfährst die Teamstruktur, übernimmst zunächst kleinere Aufgaben wie Reiseplanung und Follow-Ups, und wirst sukzessive in HR, Finance und Event-Koordination eingeführt. Das Mentoring durch den Geschäftsführer und Zugang zum Company Wiki unterstützen den Einstieg. Die Probezeit beinhaltet die Sachbezugskarte ab ihrem Ende.
Gibt es Möglichkeiten für berufliche Entwicklung und Karrierewachstum?
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Ja, MAILODY bietet klare Entwicklungsmöglichkeiten in einem schnell wachsenden Unternehmen. Du erhältst Mentoring vom Geschäftsführer und externen Beratern, hast Zugang zum stetig wachsenden Company Wiki und kannst durch deine direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Einfluss auf Prozesse und Strukturen nehmen. Die Position eignet sich besonders für Bewerber, die langfristig in einem Scale-up oder Agency-Umfeld wachsen möchten.