Personalsachbearbeiter HR bei ifo Institut - Leibniz Institut für Wirtschaftsforschung
Als Personalsachbearbeiter*in unterstützen Sie das HR-Team des ifo Instituts bei der vollständigen Betreuung des Employee-Lifecycles. Die Position kombiniert administrative Expertise in der Gehaltsabrechnung mit moderner Personalberatung und bietet flexible Arbeitsmodelle.
Ihr Einstieg als Personalsachbearbeiter*in beim ifo Institut
Als Personalsachbearbeiter*in beim ifo Institut übernehmen Sie eine strategisch wichtige Rolle, die administrative Präzision mit modernem Mitarbeiter-Service verbindet. In der heutigen Arbeitswelt ist eine professionelle Personalverwaltung das Fundament für erfolgreiche Forschungs- und Entwicklungsprojekte. Sie gestalten aktiv die HR-Landschaft eines renommierten Wirtschaftsforschungsinstituts mit und tragen durch effiziente Prozesse direkt zum wissenschaftlichen Erfolg bei. Diese Funktion erfordert nicht nur technisches Verständnis, sondern auch ein hohes Maß an Empathie und diplomatischem Geschick im Umgang mit verschiedenen Interessengruppen.
- Ganzheitliche Betreuung — Sie begleiten einen festen Mitarbeiterkreis von der Einstellung bis zum Austritt und sind erste Anlaufstelle für alle personalrechtlichen Fragen, was Ihre Expertise kontinuierlich vertieft.
- Prozessoptimierung — Gemeinsam mit Ihrem Team entwickeln Sie bestehende HR-Abläufe kontinuierlich weiter, identifizieren Digitalisierungspotenziale und setzen moderne Software-Lösungen im Tagesgeschäft um.
- Schnittstellenmanagement — Sie arbeiten eng mit Führungskräften, dem Betriebsrat und externen Dienstleistern zusammen, um reibungslose Abläufe zu garantieren und gesetzliche Rahmenbedingungen sicher einzuhalten.
Diese Position bietet Ihnen die einzigartige Chance, in einem stabilen Forschungsumfeld Ihre Karriere langfristig auszurichten und gleichzeitig von der hohen gesellschaftlichen Relevanz der Institutsarbeit zu profitieren. Durch den direkten Austausch mit Wissenschaftler*innen erweitern Sie kontinuierlich Ihren eigenen fachlichen Horizont.
So gestaltet sich Ihr Arbeitsalltag in der Personalverwaltung
Ihre täglichen Aufgaben sind vielfältig und erfordern sowohl sorgfältige administrative Arbeit als auch kommunikatives Geschick im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern. Der Fokus liegt dabei auf der operativen Umsetzung und der rechtssicheren Dokumentation, die in einem öffentlich geförderten Forschungsinstitut besonderen Qualitätsstandards genügen muss. Eine präzise Arbeitsweise ist hierbei unerlässlich, da Fehler in der Abrechnung oder Dokumentation direkte Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden haben.
- Vertragsmanagement & Dokumentation — Sie erstellen Arbeitsverträge, Nachträge sowie Zwischen- und Abschlusszeugnisse und bereiten alle notwendigen Betriebsratsanhörungen vor, wobei Sie stets die aktuellen Tarifregelungen im Blick behalten.
- Gehaltsabrechnung & Datenpflege — Sie pflegen die abrechnungsrelevanten Stammdaten im System LOGA All In und führen die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive Meldewesen eigenverantwortlich durch, um pünktliche Auszahlungen sicherzustellen.
- Reisekosten & Verwaltung — Auf Wunsch überprüfen und verrechnen Sie Dienstreiseanträge und stellen sicher, dass alle Ausgaben korrekt verbucht werden, was Ihre Kenntnisse im öffentlichen Reiserecht weiter schärft.
Durch die klare Strukturierung Ihrer Aufgabenbereiche gewinnen Sie schnell Routine und können sich parallel auf spannende Sonderprojekte oder die Digitalisierung von HR-Prozessen konzentrieren, wodurch Sie Ihre Marktfähigkeit nachhaltig steigern.
Diese Qualifikationen bringen Sie für die HR-Rolle mit
Für den erfolgreichen Start in dieser Position setzen wir eine fundierte kaufmännische Basis voraus, idealerweise ergänzt durch praktische Erfahrung im Personalwesen. Neben fachlichem Know-how schätzen wir insbesondere Ihre menschliche Art und Ihre Lernbereitschaft, da sich das Arbeitsumfeld durch neue Gesetze und technologische Innovationen stetig weiterentwickelt. Eine proaktive Einstellung und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich zu kommunizieren, sind für diese Rolle ebenso wichtig wie Ihre formale Qualifikation.
- Abgeschlossene Ausbildung — Sie haben eine kaufmännische Berufsausbildung erfolgreich beendet, vorzugsweise als Personalfachkauffrau oder -mann, und bringen damit das nötige betriebswirtschaftliche Grundgerüst mit.
- Praxiserfahrung — Sie bringen einschlägige Berufserfahrung mit, insbesondere im Umgang mit Tarifverträgen und der eigenständigen Gehaltsabrechnung, was Ihnen einen schnellen Einstieg in unsere Strukturen ermöglicht.
- Rechtliches Verständnis — Idealerweise verfügen Sie bereits über Grundkenntnisse im Arbeits-, Betriebsverfassungs- und Sozialversicherungsrecht sowie im Beamtenrecht, um arbeitsrechtliche Fallstricke frühzeitig zu erkennen.
Da sich das Arbeitsumfeld stetig weiterentwickelt, ist Ihre Offenheit für neue Technologien wie KI-gestützte Tools und Ihre Bereitschaft zur fachlichen Weiterbildung entscheidend für Ihren langfristigen Erfolg. Wir unterstützen Sie aktiv dabei, Ihr Wissen durch interne Schulungen auf dem neuesten Stand zu halten.
Von diesen Vorteilen profitieren Sie beim ifo Institut
Das ifo Institut legt großen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und bietet ein umfassendes Benefit-Paket, das weit über die reine Vergütung hinausgeht. Sie werden in einer wertschätzenden Kultur arbeiten, die persönliche und fachliche Entwicklung aktiv fördert und gleichzeitig hohe öffentliche Standards erfüllt. Gerade im HR-Bereich ist es essenziell, dass die eigenen Arbeitsbedingungen die Werte widerspiegeln, die Sie täglich an andere Mitarbeitende kommunizieren.
- Faire Vergütung & Sicherheit — Sie werden nach dem transparenten TV-L-System (E9a bis 10) bezahlt und erhalten optional eine Münchenzulage sowie eine attraktive VBL-Altersvorsorge, die Ihre finanzielle Zukunft nachhaltig absichert.
- Flexibilität & Freizeit — Neben sechs Wochen Urlaub und flexiblen Arbeitszeiten genießen Sie zusätzliche freie Tage an Heiligabend, Silvester und Faschingsdienstag, was eine echte Work-Life-Balance ermöglicht.
- Standort & Infrastruktur — Ihr Arbeitsplatz liegt in direkter Nähe zum Englischen Garten, ausgestattet mit modernster Technik und einem wunderschönen Campusgarten zur Entspannung, der kreativen Austausch fördert.
Zusätzlich unterstützen wir Sie bei Bedarf durch einen professionellen Familienservice und bieten nach der Probezeit sogar einen Umzugskostenzuschuss, falls Sie von weiter her nach München wechseln. Dies unterstreicht unser Engagement für Ihre langfristige Integration und Zufriedenheit.
Deine Benefits im Überblick
Häufige Fragen zu dieser Stelle
Ist die Position auch in Teilzeit möglich?
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Ja, das ifo Institut bietet ausdrücklich die Möglichkeit, diese Stelle in Teilzeit auszuüben. Sie können Ihre Wochenarbeitszeit flexibel nach Ihren persönlichen Vorstellungen gestalten, wobei ein Mindestumfang von 32 Stunden vorgesehen ist. Dies ermöglicht Ihnen eine optimale Balance zwischen beruflichen Aufgaben und privaten Verpflichtungen.
Wie wird die Vergütung für diese HR-Position geregelt?
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Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) in den Entgeltgruppen 9a bis 10. Die genaue Einstufung hängt von Ihrer bisherigen Berufserfahrung ab. Zusätzlich kann eine Münchenzulage sowie eine betriebliche Altersversorgung gewährt werden, was für eine überdurchschnittliche soziale Absicherung sorgt.
Wie hoch ist der Anteil an Homeoffice oder mobilem Arbeiten?
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Die Stelle ist als hybrides Arbeitsmodell konzipiert. Sie erhalten umfangreiche Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten, um Ihren Arbeitsalltag flexibel zu gestalten. Dennoch sind regelmäßige Präsenztermine am Campus in München für die Teamzusammenarbeit vorgesehen, um den persönlichen Austausch nicht zu vernachlässigen.